Wie Sie mehr Projekte abschließen, ohne dafür mehr Personal einzustellen

Allzu häufig sind Geld und Mitarbeiter in Firmen knapp und es gibt zu viele Aufgaben für zu wenig Personal. Besonders junge Unternehmen und Startups haben oft Schwierigkeiten, ihre Kapazitäten voll auszuschöpfen und all ihre Projekte abzuschließen. Wir verraten Ihnen hier einige Tipps, wie Sie Ihr Business umstrukturieren können, um mehr Arbeiten zu erledigen, ohne dafür zusätzliche Leute einzustellen:

Kommunikation reduzieren

Natürlich macht es durchaus Sinn, Projekte zu koordinieren und abzustimmen. Tatsächlich ist jedoch ein Großteil der Kommunikation, die wir dafür aufwenden, nicht wirklich notwendig. Die Zeit, die benötigt wird, um Mails zu lesen, zu chatten, Anrufe zu tätigen oder Meetings abzuhalten, könnte also meist effizienter genutzt werden. Denn oft halten wir uns mit unwichtigen Details auf, reden zu lange und sind letztendlich nicht produktiv. Es kann helfen, die Kommunikationskanäle zu reduzieren und beispielsweise alles via Basecamp zu regeln, sodass sämtliche Informationen sich an einem Ort befinden und jede Aufgabe klar zugeordnet ist.

Spezialisierung

Eine Flut an Projekten führt außerdem oft dazu, dass plötzlich jeder Mitarbeiter für alle möglichen Bereiche verantwortlich ist. Dies erfordert wiederum mehr Abstimmung untereinander, damit nicht jeder Arbeitsschritt doppelt und dreifach in Angriff genommen wird und kostet wertvolle Zeit. In der Regel ist es also effizienter, wenn Sie Experten haben, die auf ein bestimmtes Feld spezialisiert sind und somit genau wissen, was sie zu tun haben.

Kleine Arbeitsschritte

Darüber hinaus ist es motivierend, große Projekte in kleine Arbeitsschritte aufzusplitten, sodass man nicht das Gefühl bekommt, vor einem riesigen Berg an Arbeit zu stehen, der kaum bewältigt werden kann. Wenn Sie Ihre Ziele strukturieren und auch priorisieren, können Sie jeden Tag das Wichtigste erledigen und sind dann glücklich darüber, etwas geschafft zu haben. Sie sollten außerdem davon absehen, immer mehr Dinge auf die To Do Liste zu setzen, sondern lieber erst einmal bereits laufende Projekte fertigstellen.

Ruhepausen einhalten

Und zu guter Letzt ist es wichtig, dass Sie sich darüber im Klaren sind, dass Überstunden bis spätabends und Wochenend- oder Feiertagsarbeit möglicherweise kurzfristig helfen können, mehr Aufgaben abzuarbeiten. Langfristig hat übermäßiger Stress jedoch einen negativen Einfluss auf Ihre Leistungsfähigkeit und kann letztendlich sogar zu Burnout führen.